Syksyn kiireitä

Arkista aherrusta alalla

Urakoitsijaseminaari

Nyt on menoillaan valmistautuminen 31.10. pidettävään urakoitsijaseminaariin. (Ohjelma) Sinne piti ilmoittautua 15.10. mennessä. Siihen sai nyt ensimmäistä kertaa ilmoittautua mukaan ns. videoneuvottelumallilla. Eli koko Suomen kiinnostuneiden ei tarvitse änkeytyä syrjäkylään muutaman tunnin vuoksi, vaan maakunnissa voi ELY-keskusten tiloissa osallistua nettisyteemin kautta. Tämä on hyvä uudistus ja se voi osaltaan helpottaa osallistumishalukkaiden aktivoitumista.

Seminaarissa kiinnostaa eniten mahdolliset muutokset nykyisiin asiakirjoihin ja onko jatkossa tulossa mitään isompaa mullistusta esimerkiksi valvonnan totetuttamiseen, sanktioiden/bonusten määräytymiseen tai palvelutason arviointiin.

 Kilpailutettavien alueurakoiden ennakkotiedot

Liikennevirasto on ansiokkaasti jälleen julkaissut päivittyvän ennakkotidotteen kilpailuun tulevista urakoista. (Linkki) Siellä nyt muutama mielenkiintoinen asia. Esimerkiksi Raahe-Ylivieska urakan poikkeuksellinen kilpailutusaika. Lisäksi siellä on muutamassa urakasas sisällytetty ns. Y-kirjaimen töitä mukaan kokonaisuuteen. Y:n mukanaolo voi aiheuttaa jotakin päällekkäisvalvontaa tai poikkeavaa raportointia ym. joten kannattaa olla hereillä ko. urakoiden esittelyssä ja niiden tarjouspyyntöihin tutustuttaessa.

Erityisyyksissä ilmoitetut pilotit vaikuttavat vitsiltä, mutta niissäkin varmaan on jokin peruste, joka avautuu esittelyssä viimeistään. Yksikköhintapilotti tuskin tarkoittaa pelkästään, että urakassa on yksikköhintaisia töitä. Niintähän on ollut jo aikaisemminkin, joten sinällään sitä tuskin pilotoidaan.

Laatupilotti. Tämä on varmasti mielenkiintoisempi. Uskoakseni laatua sinänsä ei pilotoida, sehän on asiakirjoissa ja tekemisessä jo perusoletuksena. Mutta pilotti voisi ollakin vaikka laadunosoitukseen ja arviointiin liittyvä kokeilu, jolloin se onkin huomattavasti mielekkäämpi asia. Palvelutason mittaaminen ja tienkäyttäjien laatumielikuvan vaikutus urakan onnistumisen arvioinnissa olisivat askel kunnossapidon vaikuttavuuden arvottamiseen.

Muuta kiinnostavaa

Lahden kaupunki on lähtenyt tosissaan toteuttamaan tehostamisohjelmaansa. Osana sitä kilpailuttavat ensi vuonna alkavan keskustan alueurakkansa hoidonjohtourakointi- mallilla. Paperit näyttivät olevan selkeämmät kuin aikoinaan Espoossa, jossa Uudenmaan ELY-keskus aloitti vastaavan pilottinaan. HJU-Malli sopii hyvin monimuotoiseen urakkaan, jossa on odotettavissa paljon erilaisia tulkinta- ja muutostarpeita urakan aikana esimerkiksi laatutasoon.

HJU edellyttää huomattavaa panostusta molemmilta osapuolilta keskinäiseen viestintään ja avoimuuteen. Siinä ei perinteinen kerran kuukaudessa istuva vastakkainasettelu kokouksissa riitä.

Varkauden kaupunki kilpailuttaa samassa rytäkässä sekä alueidensa kunnossapidon, että infransa investointirakentamisen. Käyttää kilpailullista neuvottelumenettelyä, josta heillä on jo tilaajana paljon kokemusta.

Kuntapuolen tarjouspyyntöjä on ollut melkoinen määrä vielä "ennen lumia" liikkeellä. Niistä lähes puolet ovat tyypiltään konetuntiperusteisia. Vain pieni osa on isompien aluekokonaisuuksien monitehtäväurakoita. Tarjouspyyntöjen laadullinen taso on hurjasti vaihteleva ja osista pyynnöistä olisi ratkaisut helppo riitauttaa, jos on halua. Arviointiperusteet ovat epämääräisiä ja vaadittavat asiat tulkinnanvaraisia. Tähän aiheeseen palaan joskus myöhemmin  vielä tarkemmin.

Kehittelyä

Olen puuhaillut viimeaikoina kovasti digitalisaation parissa. Tavoitteena on se Kunnossapito 2.0, eli pyrkimys saada nykyisin olevat tai lähitulevaisuudessa tulevat digitalisoitumisen tuomat mahdollisuudet hyötykäyttöön infran kunnossapidon alalla. Jo urakan peruslähtökohdista suunnittelun ja laskennan kautta ohjaukseen ja loppudokumentointiin. Koko tuota prosessia voidaan paljon keventää ja sujuvoittaa, jopa siten, että mitattavat asiat tarkentuvat.

KoneAgria2014 -messuilla sain paljon hyvää keskustelua koneurakoitsijoiden kanssa aiheesta, kun he pohtivat toimintansa järkeistämistä ja kannattavuutensa kehittämistä. Kentällä siis on tarvetta helpottaville systeemeille ja asioiden automatisoinille.

Konevalmistajan messujulkistus

Paikkatietoa jalostetaan pellolle ja tielle

Konevalmistaja ottaa etunojaa ilmoittamalla 20 000 kuulijalle, että on kehittämässä palvelua, joka kokoaa yhden "luukun" taakse viljelijöiden ja koneurakoitsijoiden käyttöön tarkoitetun kokonaisuuden. Palvelun taustalla on koneesta ja sen lisälaitteista saatava paikkaan sidottu tieto.

Käyttöalueina mm. täsmäviljely, kylvöt, ruiskutukset, maaperänravinnetilan mukaan säädettävät lannoitukset, metsätalouteen liittyvät ojitukset ja hakkuutkin. Lisäksi palvelua voi soveltaa infran kunnossapitotöissä kuten kiinteistöalueiden hoidossa ja teiden aurauksessa sekä muussa koneurakointiin liittyvässä työssä.

Miten tämä  minuun liittyy? Olen värkännyt ideaa Kunnossapito 2.0:sta jo jonkin aikaa ja siihen liittyen ollut yhteydessä it-osaajien kanssa. Se hanke on ollut taustalla ja viimeksi olen ollut pohtimassa maatilamatkailuun liittyviä sähköisiä palveluita ja kiinteistönvälityksen verkkovarausjärjestelmiä.

Idea kasvaa ja muuntuu konkretiaksi

Tarina on sitten levinnyt ja asiaa sovellettu laajemmin maaseutua koskevaksi ideoinniksi. Lähdimme konevalmistajan ilmaiseman kiinnostuksen perusteella rakentamaan ja ideoimaan pidemmälle ja tarkemmin koneurakoinnin osuutta palvelukokonaisuuden palasena. Se oli itseasiassa helppoa, koska toiminnallisuudet suunnittelun, seurannan ja havainnollistamisen osalta jo it-kumppanini tuotevalikoimissa ovat olemassa.

Nyt siis se "älykokonaisuus" on kehitysaiheena julkaistu ja siitä kuullaan myöhemmin lisää. Messuilla aihe herätti kohtalaisesti kiinnostusta ja saimme kartoitettua paljon hyviä toiveita ominaisuuksien ja toimivuuden tavoitteiksi. Mikään esille tullut ei nykyisellään ole mahdotonta toteuttaa tai se on jo erillisenä olemassa. Lähinnä kyse on saumattoman paketoinnin luomisesta.

Tavoitteena kannattavuus ja rutiinien automatisointi

Vähitellen koneurakointikin on muuttumassa digiaikaan. Tulevaisuudessa konevalinnat ja kaluston käyttöön liittyvät päätökset perustuvat olemassaolevan ja analysoidun tiedon hyödyntämiseen. Taustalla yrittäjillä on tietysti kannattavuustavoite ja rutiinien automatisointi.

Prosessin projekti ja tienhoito

Prosjektista prosessiin ja projektiin

Alueurakan hallinnassa on kyse kerroksellisuudesta.

Kuviossa on sinisellä prosessin osuus. Se tarkoittaa prosessin kulkua kunnossapidon liiketoiminnassa. Punaisella on sitten prosessiin liittyvän projektin osuus. Projekteja on isommalla toimijalla menossa yhtäaikaa useampia ja niiden vaihe kunakin poikkileikkaushetkenä on hieman erilainen. Ero prosessilla ja projektilla on huomattava ja sen merkitystä kannattaa vähän pohtia.

Karkea käsivarapiirros periaatteesta (Linkki kuvaan, joka on pilvessä.)

Kun sait pohdittua, niin jatkamme.... Projekti on siis prosessin osana siitä itsenäisenä, muutamin sidoksin, kiinni roikkuva toiminto. Alaosa piirroksesta koettaa selittää sitä.

Prosessin osuus projektista alkaa projektin asetannalla, joka tehdään siinä vaiheessa, kun tarjouspäätös on tullut tiedoksi. Kuka vetää työmaata, kuka on työpäällikkönä, ovatko he olemassa? Projekti alkaa, se rakentaa itsensä ja toimii projektinhallinnan sääntöjen mukaan.

Projektin asetannan jälkeen prosessi seuraa prosessin (siis itsensä) etenemistä tarkastuspisteissä, joiksi käy hyvin projektin taitepisteet, esimerkiksi sopimuskatselmukseen valmistautuminen, hoitokausikatkot, välikatselmukseen valmistautumiset. Niissä tarkastellaan vaiheittain prosessin etenemistä. Siis lähinnä kysellään mahdollisia ryppyjä eli ongelmia ja esteitä sen Lean- ajattelun mukaan.

Prosessi on päättymätön tapahtumaketju

Sekoitan sinua enemmän, jos väitän prosessin voivan olla ympyräkin.... mieti. Siinä toistuu kaikki systemaattisesti samanlaisena vuosikellossa. Siis prosessissa.

Urakan toteuttaminen on projektinhallintaa. Se alkaa, se tehdään ja se loppuu. Toki siinäkin on sisäistä toistoa monivuotisuudesta johtuen, mutta se kuitenkin on selkeästi määriteltävän kestoinen.

Kuvittele tilanne, että projekteja ei ole. Esimerkiksi alkava toimija, joka laskee, muttei onnistu saamaan urakkaa. Sen prosessi toistuu samanlaisena, kunnes tärppää. Sitten siihen tulee alle riippumaan projekti. Muutoin prosessissa on vain vähemmän tarkastelupisteitä ja nekin kohdistuvat laskentaan ja tarjousten selonottoon.

Projektia ei tarvitse hallita eli ohjata ellei sitä ole. Sekin kuvaa niiden erillisyyttä.

Projekti alkaa ja loppuu

Tuo piirtämäni kiemura, jotkut puhuvat käärmeestä, kuvaa mielestäni hyvin kunnossapitoprojektia. Sen tarkoitus on osoittaa, että projektin aloitus ei ole samanaikaisesti sopimuksenmukaisten töiden alkamisen kanssa. Anniina Alander on tehnyt alueurakan aloittamisesta opinnäytetyön ( linkki ), joka kertoo kattavasti siitä, mitä kaikkea siellä valmisteluissa on tehtävänä ennen "oikean työn" aloittamista.

Kunnossapidon projektin päättäminen on eri kohtaan kalenteria sijoittuva kuin urakkasopimuksen päättyminen. Siksi siis käärmeessäkään ei pysähdytä 1.10. päivämäärän kohdalle vaan mennään sinne loppukatselmuksiin ja yrityskohtaisiin jälkiraportointeihin saakka.

Vastuuroolit

Siis erotetaan nuo prosessiin liittyvät tekemiset projektiin liittyvistä työmaan tekemisistä.

Erottamiseen liittyy sitten se toinen hankala juttu. Vastuut ja organisoinnin idea. Yleensä yritystoiminnassa ja muissakin organisaatioissa on määritelty eri roolille erilaisia vastuita ja valtuuksia toiminnan selkeyttämiseksi. 

Prosessi- ja projektitasoilla on eri vastuuroolit. Vain pienilllä toimijoilla johtaja voi olla ns. prosessinomistajana ja silti projektissa tekemässä lapiohommiakin. Isommissa yrityksissä on selkeyden vuoksi erilainen rakenne ja niissä johtaminen ja tekminen ovat erillisiä toimintoja ja eri henkilöiden vastuilla.

Yrityksen johto  omistaa prosessin eli paimentaa ja tarkkailee sen toimintaa ja "työskentelee" prosessin parissa. Arvioi tarjouskohteita, niiden sopivuutta tavoitteisiin ja strategiaan, luo henkilö- ja hankintastrategiat resurssien takaamiseksi. Siis vähän kuin olisivat laivanvarustajaia konttorissa katsomassa laivaussopimuksia ja hankkimassa uusia laivoja.

Työmaatoimihenkilöt ja työntekijät ovat projektin tekijöitä. Heidän mielenkiintonsa ja ns. fokuksensa on projektinhallinassa ja siihen liittyvän operatiivisen tekemisen onnistumisessa saamiensa tavoitteiden mukaan. He pitävät huolta laivasta ja sen toiminnasta sekä tehosta. Kipparina on urakan vastaava työnjohtaja.

Työpäällikkö on se kaveri, joka suhaa tässä näiden kahden välillä eli on ikäänkuin satamapäällikkö, joka vastaa useamman laivan satamakäynneistä ja toimii linkkinä laivanvarustajan ja laivan välillä. Jos osaa. Välttämättä hänellä ei ole prosessiosaamista asiaa eikä annettavaa siihen suuntaan ja ehkä hänen roolissaan pitäisi keskittyä vain useiden yhtäaikaisten eri vaiheessa olevien projektien kokonaisuuden ohjaukseen.

Tarkastelupisteet ovat työpäälliköiden ymmärryksen ja osaamisen mittareita. Niiden sisältö ja niiden seuranta on paljolti hänen rooliinsa kuuluva työtä.

Työpäällikkö on minun mielestäni alin taso, jolla on varsinaisesti kosketusta prosessiin. Hyvin projekteja ohjatessaan hän pystyy käyttämään prosessista saamiaan ohjausvihjeitä oman projektinippunsa menestymisen parantamiseen, kun tietää tarkastuspisteiden tulokset ja omien projektiensa vaiheet hyvin. Jos ei hyödynnä tai edes ymmärrä asiaa niin, silloin tietysti prosessin ja käärmeen hyöty jää saamatta.

Jos prosessi on oikein hienosti ja sujuvasti kunnossa ja projektinhallinta on lähellä huipputasoa, niin työpäälliköitä ei edes tarvita. Hänen tuomansa lisäarvo tuotantoon on kunnossapidossa suhteellisen pieni ja sekin erittäin paljon henkilöstä riippuen vaihteleva.

Yhteenvetona: 

1) Miellettävä prosessi ja projekti eri tasojen asioiksi. Niillä on selkeästi erilainen tarkoitus.
2) Miellettävä henkilöiden roolit eri tasoilla. Johtaminen, työpäällikkyys ja työnjohtaminen ovat eri rooleja.

Kaksi tasoa ja kolmenlaista roolitusta. Eli vähän on semmoista eksytyksen paikkaa tarjolla, koska nuo kuitenkin ovat kytköksissä toisiinsa. Onneksi ainakin teknisen koulutuksen saaneet osaavat jäsennellä asioita.

Liitteenä olevassa kuvassa on oikeastaan koko tuo idea.