Prosessin projekti ja tienhoito

Prosjektista prosessiin ja projektiin

Alueurakan hallinnassa on kyse kerroksellisuudesta.

Kuviossa on sinisellä prosessin osuus. Se tarkoittaa prosessin kulkua kunnossapidon liiketoiminnassa. Punaisella on sitten prosessiin liittyvän projektin osuus. Projekteja on isommalla toimijalla menossa yhtäaikaa useampia ja niiden vaihe kunakin poikkileikkaushetkenä on hieman erilainen. Ero prosessilla ja projektilla on huomattava ja sen merkitystä kannattaa vähän pohtia.

Karkea käsivarapiirros periaatteesta (Linkki kuvaan, joka on pilvessä.)

Kun sait pohdittua, niin jatkamme.... Projekti on siis prosessin osana siitä itsenäisenä, muutamin sidoksin, kiinni roikkuva toiminto. Alaosa piirroksesta koettaa selittää sitä.

Prosessin osuus projektista alkaa projektin asetannalla, joka tehdään siinä vaiheessa, kun tarjouspäätös on tullut tiedoksi. Kuka vetää työmaata, kuka on työpäällikkönä, ovatko he olemassa? Projekti alkaa, se rakentaa itsensä ja toimii projektinhallinnan sääntöjen mukaan.

Projektin asetannan jälkeen prosessi seuraa prosessin (siis itsensä) etenemistä tarkastuspisteissä, joiksi käy hyvin projektin taitepisteet, esimerkiksi sopimuskatselmukseen valmistautuminen, hoitokausikatkot, välikatselmukseen valmistautumiset. Niissä tarkastellaan vaiheittain prosessin etenemistä. Siis lähinnä kysellään mahdollisia ryppyjä eli ongelmia ja esteitä sen Lean- ajattelun mukaan.

Prosessi on päättymätön tapahtumaketju

Sekoitan sinua enemmän, jos väitän prosessin voivan olla ympyräkin.... mieti. Siinä toistuu kaikki systemaattisesti samanlaisena vuosikellossa. Siis prosessissa.

Urakan toteuttaminen on projektinhallintaa. Se alkaa, se tehdään ja se loppuu. Toki siinäkin on sisäistä toistoa monivuotisuudesta johtuen, mutta se kuitenkin on selkeästi määriteltävän kestoinen.

Kuvittele tilanne, että projekteja ei ole. Esimerkiksi alkava toimija, joka laskee, muttei onnistu saamaan urakkaa. Sen prosessi toistuu samanlaisena, kunnes tärppää. Sitten siihen tulee alle riippumaan projekti. Muutoin prosessissa on vain vähemmän tarkastelupisteitä ja nekin kohdistuvat laskentaan ja tarjousten selonottoon.

Projektia ei tarvitse hallita eli ohjata ellei sitä ole. Sekin kuvaa niiden erillisyyttä.

Projekti alkaa ja loppuu

Tuo piirtämäni kiemura, jotkut puhuvat käärmeestä, kuvaa mielestäni hyvin kunnossapitoprojektia. Sen tarkoitus on osoittaa, että projektin aloitus ei ole samanaikaisesti sopimuksenmukaisten töiden alkamisen kanssa. Anniina Alander on tehnyt alueurakan aloittamisesta opinnäytetyön ( linkki ), joka kertoo kattavasti siitä, mitä kaikkea siellä valmisteluissa on tehtävänä ennen "oikean työn" aloittamista.

Kunnossapidon projektin päättäminen on eri kohtaan kalenteria sijoittuva kuin urakkasopimuksen päättyminen. Siksi siis käärmeessäkään ei pysähdytä 1.10. päivämäärän kohdalle vaan mennään sinne loppukatselmuksiin ja yrityskohtaisiin jälkiraportointeihin saakka.

Vastuuroolit

Siis erotetaan nuo prosessiin liittyvät tekemiset projektiin liittyvistä työmaan tekemisistä.

Erottamiseen liittyy sitten se toinen hankala juttu. Vastuut ja organisoinnin idea. Yleensä yritystoiminnassa ja muissakin organisaatioissa on määritelty eri roolille erilaisia vastuita ja valtuuksia toiminnan selkeyttämiseksi. 

Prosessi- ja projektitasoilla on eri vastuuroolit. Vain pienilllä toimijoilla johtaja voi olla ns. prosessinomistajana ja silti projektissa tekemässä lapiohommiakin. Isommissa yrityksissä on selkeyden vuoksi erilainen rakenne ja niissä johtaminen ja tekminen ovat erillisiä toimintoja ja eri henkilöiden vastuilla.

Yrityksen johto  omistaa prosessin eli paimentaa ja tarkkailee sen toimintaa ja "työskentelee" prosessin parissa. Arvioi tarjouskohteita, niiden sopivuutta tavoitteisiin ja strategiaan, luo henkilö- ja hankintastrategiat resurssien takaamiseksi. Siis vähän kuin olisivat laivanvarustajaia konttorissa katsomassa laivaussopimuksia ja hankkimassa uusia laivoja.

Työmaatoimihenkilöt ja työntekijät ovat projektin tekijöitä. Heidän mielenkiintonsa ja ns. fokuksensa on projektinhallinassa ja siihen liittyvän operatiivisen tekemisen onnistumisessa saamiensa tavoitteiden mukaan. He pitävät huolta laivasta ja sen toiminnasta sekä tehosta. Kipparina on urakan vastaava työnjohtaja.

Työpäällikkö on se kaveri, joka suhaa tässä näiden kahden välillä eli on ikäänkuin satamapäällikkö, joka vastaa useamman laivan satamakäynneistä ja toimii linkkinä laivanvarustajan ja laivan välillä. Jos osaa. Välttämättä hänellä ei ole prosessiosaamista asiaa eikä annettavaa siihen suuntaan ja ehkä hänen roolissaan pitäisi keskittyä vain useiden yhtäaikaisten eri vaiheessa olevien projektien kokonaisuuden ohjaukseen.

Tarkastelupisteet ovat työpäälliköiden ymmärryksen ja osaamisen mittareita. Niiden sisältö ja niiden seuranta on paljolti hänen rooliinsa kuuluva työtä.

Työpäällikkö on minun mielestäni alin taso, jolla on varsinaisesti kosketusta prosessiin. Hyvin projekteja ohjatessaan hän pystyy käyttämään prosessista saamiaan ohjausvihjeitä oman projektinippunsa menestymisen parantamiseen, kun tietää tarkastuspisteiden tulokset ja omien projektiensa vaiheet hyvin. Jos ei hyödynnä tai edes ymmärrä asiaa niin, silloin tietysti prosessin ja käärmeen hyöty jää saamatta.

Jos prosessi on oikein hienosti ja sujuvasti kunnossa ja projektinhallinta on lähellä huipputasoa, niin työpäälliköitä ei edes tarvita. Hänen tuomansa lisäarvo tuotantoon on kunnossapidossa suhteellisen pieni ja sekin erittäin paljon henkilöstä riippuen vaihteleva.

Yhteenvetona: 

1) Miellettävä prosessi ja projekti eri tasojen asioiksi. Niillä on selkeästi erilainen tarkoitus.
2) Miellettävä henkilöiden roolit eri tasoilla. Johtaminen, työpäällikkyys ja työnjohtaminen ovat eri rooleja.

Kaksi tasoa ja kolmenlaista roolitusta. Eli vähän on semmoista eksytyksen paikkaa tarjolla, koska nuo kuitenkin ovat kytköksissä toisiinsa. Onneksi ainakin teknisen koulutuksen saaneet osaavat jäsennellä asioita.

Liitteenä olevassa kuvassa on oikeastaan koko tuo idea.