Toiminta- ja laatusuunnitelma, osa 4.1

Laadunvarmistus ja dokumentointi

Varmaan tylsin osio suunnitelmasta. Niiden mielestä, jotka joutuvat tämän kirjoittamaan tai sitten huolehtimaan toteutumisesta.

""4.1.1          Urakan laadunvarmistus ja dokumentointi

Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa tulee kuvata:

•        miten urakoitsija osoittaa tilaajalle, että laatuvaatimusten mukainen tasainen, yllätyksetön ja yhtenäinen laatutaso saavutetaan urakan tiestöllä
•        urakoitsijan laatu- ja määrämittausten suorittaminen ja dokumentointi ml. mahdolliset runkokelirikkokorjaukset
•        urakoitsijan toiminta poikkeamatapauksessa (korjaavat toimenpiteet, raportointi sekä poikkeaman uusiutumisen estäminen)
•        raportoinnin toteuttaminen (esim. työmaapäiväkirja, tiestö- ja siltatarkastukset, laaturaportit, poikkeamaraportit, määrämitattavat työt, ympäristöraportointi, asiakaspalautteet, päivittäinen raportointi tilaajalle, vahingot kolmansille ja kolmansien aiheuttamat vahingot tierakenteille ja laitteille, kunnossapidon aiheuttamien – myös aliurakoitsijoiden aiheuttamien vaurioiden tutkintamenettely ja vaurioiden korjaus)
•    ajantasaisen raportoinnin toteutus ja käytettävä järjestelmä""

Aurat kulkevat, kyläläiset kertovat...

Kuvauksessa kerrot millä osoitat tekemisesi laadun. Lähinnä on kyse suunnitelmien aikaisempien osien käyttämisestä pohjana, nyt vain tässä osiossa kerrot miten seuraat suunnitelmasi toteutumista ja miten todennat seurantasi.

Ja jälleen on painoa niillä tarkastuksilla ja katselmuksilla, siellä tiestöllä. Havainnot kirjaat järjestelmään, josta ne on luettavissa ja esitettävissä, työmaapäiväkirjojen kirjaukset, kuormakirjojen/vaakatositteiden säilyttäminen ja liittäminen kohteen asiayhteyteen. Merkinnät jossakin aliurakoitsijoiden saamista palautteista seuratessasi heidän tuottamaansa laatua.

Pidätkö dokumentoitua palaveria aliurakoitsijhoiden toiminnan yhtenäistämisestä tai muuten ohjaat ja valvot vuorovaikutusta urakan sisällä? Käytätkö hyväksesi valvojan raportteja keskittäessäsi ja valitessasi omat painopisteesi?

Vaaka- ja muiden mittaavien laitteiden kalibroinnit ja testaukset, niiden pöytäkirjat jossakin aikataulussa ja hyllyssä? Miten mittaat asioita?

Sitten menee pieleen

Miten toimit, kun huomaat, ettei suunnitelmasi tai tekemisesi vaadittavaan laatuun pääsemiseksi onnistunutkaan? Opiksiottaminen ja uudelleenperehdytys, tietopankkiin esimerkkinä muillekin?

Luokitteletko poikkeamien ilmoittamista, esimerkiksi jotkin vain tilaajalle ja tekijälle, toiset myös kollegoillesi tai jopa julkisuuteen?

Todista se eli näytä tekemäsi raportit

Missä muodossa ja miten keräät urakkaa koskevat raportit? Kaikki samalla alustalla verkossa varmennettuna vai kaikki siististi kansioissa paperilla toimistolla?

Mitä kaikkea mittaat ja seuraat? Kuka vastaa mistäkin raportoinnin osasta? Miltä osin uskallat nojata tilaajalla olevaan toimittamaasi tietoon?

Miten huolehdit siitä, että eilen tehty on tänään esitettävissä viranomaislle tarkastusta varten? Raporttien päivitysjärjestelmä ja mahdollisen automaattisen tiedonkeruun kuvaus. Onko sinulla aikajanaan sidottu tehtävä- ja havaintopäiväkirja, jonne kertyy jatkuvasti määrittelemäsi aineisto? Millainen se on? Onko raportteja monesta paikasta koottava yhteen? Kuka vastaa järjestelmästä ja onko mahdollinen toimittaja auditoitu tai arvioitu muuten? Miten?

Miten olet hoitanut arkistoinnin ja varmistuksen? Urakan päättyessä tiedon säilyminen tallessa, kenellä, missä, kauanko, missä muodossa?

Oikeasti taitaa nykypäivin suurin osa tekemisen osoittamisesta tulla reaaliaikaisen seurantajärjestelmän raporteista ja toteutumaviivoista. Ja se on ostettu ulkopuoliselta toimittajalta, joka ylläpitää järjestelmää, josta on tilaajallakin mahdollisuus todeta tapahtumia.

Vain lopullinen työn laatu ei niissä toteutumaviivoissa vielä näy. Samoin suurin osa painoon perustuvista määristä täytyy lukea jostakin muualta. Siksi tiestöllä tehtävät laatuhavainnot ja mittaukset ovat edelleen toimivia. Havainnot eritoten osoittavat pyrkimystä laaduntuottoon.

Poikkeamatilanteiden, siis ns. pieleenmenojen käsittely ja niistä oppiminen toistumisen välttämiseksi ovat toinen tärkeä kohta. Käsittely kannattaa ihan systematisoida ja ottaa vakiomenettelyksi. Silläkin pystyy osoittamaan vakavan suhtautumisen laatuasiaan.

Joskus aikoinaan piti alueurakassa täyttää 79 eri tyyppistä lomaketta, mutta onneksi nykyään on mahdollisuus tehdä toisin.