Toiminta- ja laatusuunnitelma, osa 3.1

Päivystys, tilanteen seuranta ja töiden käynnistäminen

Tätä kolmoskohtaa ei tarkennella ja täsmennellä, vaan se tehdään kerralla kelvollisena. Kyseessä on erittäin vahvasti urakan onnistumiseen vaikuttava kokonaisuus, josta urakoitsijoilla on varmasti erilaisia näkökulmia ja toimintamalleja esitettävänään omina käytäntöinään.

Nämä toimintojen kuvaukset liittyvät Urakkaohjelman kohtiin 3. ja 4., niissä on paljon asiaa, joita kannattaa lukea miettiessäsi tämän kohdan Toiminta- ja laatusuunnitelman tekstejäsi.

""3.1.1          Tavoitettavissa oloon liittyvät suunnitelmat

Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään kuvausta urakoitsijan työnjohdon, työntekijöiden ja alihankkijoiden tavoitettavissa olojärjestelyistä (erikseen talvi- ja kesäaikana) sekä yhteystietojen ylläpidosta tilaajan järjestelmään.

3.1.2          Tiestön tilan seuranta, sääntarkkailu ja kelin hallinta

Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään kuvausta sääntarkkailusta ja kelin hallinnan järjestämisestä talvihoitokaudella xx.x. - xx.x. sekä tiestön tilan seurannasta myös näiden aikarajojen ulkopuolella.

3.1.3          Toimenpiteiden käynnistäminen ja niistä tiedottaminen

Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään kuvausta:

-       urakoitsijan ja alihankkijoiden töiden käynnistämismenettelyistä toimenpideaikojen saavuttamiseksi

-       ilmoitus- ja muusta tiedotustoiminnasta tilaajan liikennekeskukseen ja viereisiin urakoihin sekä

-       talvi- ja kesäaikana äkillisiin hoitotöihin ml. poikkeuksellisiin olosuhteisiin varautuminen, esim. tulvatilanteet, myrskytuhot jne.""

Lyhyesti sanottuna: Urakoitsijalla pitää olla 24/7 käsitys urakkansa tiestön kelistä ja tilanteesta. Urakoitsijan pitää olla tavoitettavissa ja urakoitsijalla pitää olla tavoitettavissa olevaa väkeä, kalustoa ja materiaaleja tekemään tarvittavia toimenpiteitä ennakko- tai tilannetiedon perusteella. Määrääviä seikkoja ovat lähinnä kelinmuutokset, tilanteen vakavuus ja toimepideaika. Tässä kerrot miten homma hoituu suunnitellusti.

Tavoitettavissaolo

Urakoitsija kuvaa tavallaan kahta eri asiaa.

• Miten tilaaja tai muu sidosryhmä saa urakoitsijaan yhteyden
• Miten urakoitsija tavoittaa omat resurssinsa tekemään töitä

Kuvausta pyydetään erikseen kesä- ja talviajalle, koska joissakin urakoissa on mahdollista järjestää esimerkiksi kesäajan tavoitettavissaoloa yhdistämällä viereisiä urakoita. Tässä on huomattava, että tavoitettavissaoloa ei tarvitse väkisin tehdä kahdella tavalla. Kustannussyistä toki monesti tehdään.

Periaatekuvauksessa kerrot onko päivystysvastuu pääurakoitsijan ja työnjohdon vastuulla vai onko sitä siirretty esimerkiksi alhinkkijalle tai konsultille. Jokin kaaviokuva järjestelystä saattaa selkeyttää asiaa.

Kuvauksena on mainintoja päivystävistä puhelinnumeroista ja muista yhteystiedoista, ehkä tekstiä sopimuksista, joilla osapuolia sitoutetaan järjestelyyn. Hyödyllistä sinun on tässäkin miettiä mainitsetko henkilöluetteloiden käyttämistä ja niiden ajantasalla pitämistä, samoin kalustoluetteloiden osalta.

Onko käytössäsi yhteystietojen varmennusmenettely, jolla varmistat esimerkiksi tilaajan järjestelmässä olevat tiedot osavuosittain? Miten varmennat muutokset ja onko tällä toimella vastuuhenkilö? Testaatko järjestelmäsi?

Tiestön tilan...

Miten urakoitsijana järjestät tiestön tilannetietosi ylläpidon? Miten seuraat kelinmuutoksia? Teetkö säänseurannan urakkakohtaisesti vai keskitetysti? Miten hyödynnät tiesääasematietoja ja ennusteita?

Tässä kuvaat toimintamallisi, jolla toteutat kelinseurannan ja tiestötarkastukset. Tekeekö työnjohto, alihankkija, konsultti? Hyödynnätkö tekniikkaa? Miten hyödynnät palautteita ja ns. kolmansien osapuolten kautta saamaasi tietoa?

Onko urakassasi talvihoitokaudella eri menettely kuin kesällä? Miten ja miltä osin?

Oletusarvoisesti sääntarkkailu on ennakoivassa kelinhallinnassa oleellinen asia. Miten se urakassasi hoidetaan? Vastuutatko työnjohdon vai hankitko joltakin palveluntarjoajalta ellet usko tilaajan tarjoamien tietojen rittävän? Miten arvioit palveluntuottajan laatua vai arvioitko ollenkaan?

Sää vaikuttaa keliin. Miten tiedät tiestölläsi vallitsevan kelitilanteen, siis kitkan, lumisuuden muuttuvan ja kehittyvän? Onko sinulla urakassa tähän jokin seurantajärjestelmä ja vastuutettu tekijä?

Tiestötarkastuksilla ylläpidetään tilannekuvaa tiestöltä. Miten urakassasi hyödynnetään paikallistuntemusta ja toimenpiteiden historiatietoa esimerkiksi ojituksista tai rummukorjauksista?

Tässä on monia asioita, joita kannattaa pohtia, mutta ehkä sinun ei aivan kaikkea tarvitse suunnitelmaan laittaa. Sitten toteutusvaiheessa on helppo yllättää tilaaja tekemällä enemmän ja peremmin kuin on suunnitelmassa luvannut. Sitähän ei kielletä, oletan.

Töiden aloitus

Tämän otsikon alla kuvattavanasi onkin sitten sitä säpinää. Lyhyesti: Havainto-Hälytys-Lähtö.

Hälytyskaavion avulla helppo esittää. Miten menee käsky läpi ja miten se kuitataan saaduksi?

Kuvaat miten toimintoketju etenee ja mitä siinä eri vaiheissa päätetään, ohjataan ja tehdään. Oletko jo ennakkoon suunnitellut eri tilanteille etenemisreitit ja varannut niille resurssit, jotka vain soitat töihin toteuttamaan ennakkosuunnitelmaa vai soitatko satunnaisesti ja selität lähtökäskyssäsi mitä, missä, miten ja millä? Miten toimenpideaikavaatimus vaikuttaa?

Tässä taas ilkeästi ristiviitataan resurssisuunnitteluun ja reitteihin sekä varasto- ja lähtöpisteisiin. Nekin pitäisi suunnitella huomioiden tämän aloittamisen kanssa yhteensopivaksi. Tai toisinpäin.

Mistä tiedät, että käytät hälytysluontoisessa työssä lähintä sopivaa yksikköä? Onko sinulla mallinnettuja menettelyjä, jotka urakan toimijat tietävät?

Kuka vastaa liikennekeskusyhteydenpidosta ja naapuriurakoiden tiedottamisesta? Miten niistä tulevat ilmoitukset urakassasi välitetään tiedoksi ja kenelle?

Onko urakassasi erikseen sovittuna "palokunta" tekemään poikkeustilanteiden töitä? Ja tarvitsetko erilaista töidenaloittamismenettelyä äkillisiin hoitotöihin lähdössä? Miten varaudut esimerkiksi tiedossasi olevaan lähestyvään myrskyyn syksyllä? Teetkö ennakkkovalmisteluja ja onko hankintasopimuksissasi jo huomioitu erikoistilanteet, saatko esimerkiksi soramontun puomien lukot auki viikonloppuna?

Minkälainen tiedotussuunnitelmasi on poikkeusoloja varten? Tiedätkö kuka, kenelle, mitä? Ja sitten tilanteen normalisoituessa jälkitiedotus.

Kaikenkaikkiaan vaikea suunniteltava vaikka periaate onkin tuo 24/7 valmius. Huomioonotettavia asioita on paljon ja osa niistä ei välttämättä ole urakan ja urakoitsijankaan omasa vaikutusvallassa. Siksi on syytä miettiä ja kuvatakin myös riskejä. Esimerkiksi yhtydenpito voi olla mahdotonta puhelimitse joidenkin operaattoreiden verkossa, naapuri-ilmoituksia ei tule viereisistä urakoista. Tai jopa tilaajan edustajaa ei tavoiteta. Miten niissä tilanteissa toimitaan?