Toiminta- ja laatusuunnitelma, osa 1.2

Osaamista ja viestintää

""1.2          Osaaminen, sen kehittäminen sekä tiedonkulku urakassa

Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa tulee kuvata:-  urakan toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön (oma henkilöstö, alihankinnat) osaaminen, sen ylläpito sekä kehittäminen-       oman henkilöstön ja alihankintojen perehdyttäminen-       urakan toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön (oma henkilöstö ja kaikki alihankkijat) välisen tiedonkulun toteuttaminen-  tiedonkulun varmistaminen tilaajan ja ulkopuolisten (esim. poliisi, pelastusviranomaiset jne.) kanssa""

Tässä kohdassa tarkoitus on selvittää tilaajalle miten huolehditaan urakanaikaisesta osaamisen kehittymisestä sekä kokemuksen lisääntymisestä ja jakaantumisesta toimintaketjussa. Lisäksi on selvitettävä tiedonkulun varmistaminen sidosryhmien välillä ja urakan sisällä.

Osaaminen

Yleensä kuvataan lähtötilanne erilaisine taitotiloineen esimerkiksi kuljettajien osalta "ABCED" ym. sekä lisäksi sitten vaadittavat mahdolliset tehtäväkohtaiset perehdytykset ja tentit todistuksineen.

Kannattanee mainita työnaikainen työnjohtajienkin tekemä ohjaus ja poikkeamiin puuttuminen, koska nekin ovat valmennukseen ja osaamiseen liittyviä tilanteita. Mainitse myös miten nämä todennetaan:

• Päiväkirjamerkinnällä, 
• todistuksella, 
• jaetulla infopaketilla, 
• tiedostojen lokiraportilla,
• ulkopuolisen tentillä tmv.

Työnjohdon kokemuksen kerryttäminen alkaen perusurakan apulaisesta erittäin vaativan urakan vastaavaksi kannattaa mallintaa mikäli sellainen käytäntö on olemassa. Muutoin pitää asia hoitaa perinteisellä "kurssituksella" tai muulla, todisteellisella tavalla, joka sekin tässä kannattaa kuvata.

Harkittavaksi tärpiksi: seurataanko erehdytyksen muuttumista perehdytykseksi mitenkään? Tarkoitan opastuksien ja tiedonjaon lisääntyessä sen näkyminen esim. LIITO-viestien määrässä tai kohdentuvuudessa. Tarkastellaanko tarkoituksenmukaisuutta? Vai pidetäänkö palaverit vain kun on pakko, miettimättä vaikutusta urakan laaduntuottoon ja turvallisen kannattavaan tekemiseen.

Tiedonkulun varmistaminen

Tietoa pitää jakaa, että tekeminen sujuu. Jakaminen ei saa olla urakassa sattumanvaraista vaan se pitää suunnitella ja toteuttaa suunnitelman mukaan.

Tässä kohdassa urakoitsijana kuvaat urakan onnistumisen kannalta tärkeiden tietojen jakamisen ja tietoa tarvitsevat/käyttävät tahot. Siis yhteystiedot, päivystyslistat, tehtäväkohtaiset tiedotteet ja ohjeet ym. jakelutapoineen. Käytätkö ilmoitustaulua hallin seinällä vaiko yhteistä, urakan sisäistä nettisivustoa? Kuka vastaa tiedon laadusta, oikeellisuudesta ja jakelusta?

Tiedonkulun varmistaminen onkin sitten vähän eri asia. Sen sinä kuvaat kertomalla miten huolehdit, että tieto on mennyt sinne kohteeseen ja niille tahoille silloin kun tarkoitit. Erityisen tärkeää on kuvata aikataulultaan kriittisen tiedon, kuten liikennehaittojen ilmoittamiset liikennettä vaarantavissa tilanteissa, kaluston rikkoutumisesta aiheutuva resurssivaje ym. vastaavan tiedon nopea kulku ja perillemeno.

Tärppinä tähän: miten kuvaat yhteystietojen muuttuessa päivitysten jakelun ja aikaisempien versioiden pätemättömäksi julistamisen.

Eräitä keinoja varmistaa:

• Jakelu kuittausta vastaan
• Todisteellinen osallistuminen palaveriin, esim. nimilistat kiertävät
• Sähköpostin vastauskuittauspyynnöt ja niiden seuranta
• Henkilökohtainen perillevienti
• Käyttäjätunnuksin kirjautuminen
• Dokumentteihin aina päivämäärät
• Päivityksiin selkeä merkintä muutoksista.
• Muutoksien ennakkoilmoitus, jos mahdollista

Ja jokin pienimuotoinen keskustelu/yhteydenotto jälkeenpäin asiasta udellen, jolloin selviää onko hajuakaan asiasta...