Toiminta- ja laatusuunnitelma, osa 1.1

Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelma

Jatkan marraskuussa aloittamaani TLS:n purkamista. Pohjana käytän 2014 kevään materiaalia, jonka sain Leppäsen Annelta, kun lupasin käyttää asiakirjoja valmennus- ja selitystarpeisiin.

Osallistuvan henkilöstön osalta ja varsinkin työnjohtoon kohdistuvana lunttina kannattaa katsoa myös Urakkaohjelman kohtaa 4.

Ensin ne tärkeimmät resurssit eli henkilöt

1.1          Urakkaan osallistuva henkilöstö (oma henkilöstö, alihankinnat)Tarjousvaiheen toiminta- ja laatusuunnitelmassa edellytetään kuvausta:

1.  urakan sekä vastuunalaisesta että muusta työnjohdosta sekä sijaisuuksista, millä määrällä osallistuvat tähän urakkaan (%:a normaalista työajasta, vrt. taulukko)
2. henkilöstön mitoitusperiaatteista ml. maastopalvelutehtävät ja viranomaistehtävissä avustamiset
3.  urakan toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön määrästä, alihankkijoiden määrästä ja ketjutuksesta
4.  alihankintojen henkilöstön valinta- ja hyväksymisperiaatteista
5. oman ja alihankintahenkilöstön koulutuksesta ja kokemuksesta
6. vastuista töiden toteuttamisessa, mitkä ovat alihankkijoiden vastuut
7. miten alihankkijoiden töiden laatua valvotaan, mahdollisten sanktioiden ja bonusten käytöstä 

Työnjohto:

Ykköskohdassa urakoitsijana kuvaat, miten osaava ja sitoutunut porukka sinulla on urakkaa pyörittämään. Tähän ei tarvitse luetella kaikkia reskontrasta lähtien eikä koko Suomen organisaatiotakaan. Vain urakan sopimusasioista vastaava henkilö, mikäli ei ole sama kuin urakan vastaava työnjohtaja, kannattaa mainita urakan ulkopuolisista. Liitteeksi olla ansioluettelot, joista ilmenee pätevyydet ja kokemus.

Koko urakkaohjelmassa vaadittava määrä kannattaa ilmoittaa ja sitoa urakkaan täysiaikaseksi. Kikkailut "säästyvillä palkoilla" ja prosenttiosuuksilla johtavat vain karkaaviin kustannuksiin ja vajaamiehityksestä aiheutuviin murheisiin töiden ohjauksessa. Useamman työnjohtajan urakassa on vain tarkemmin mietittävä tehtävänkuvaukset työnjohdolle tarkemmin, mutta nykyisillä määrävaatimuksilla liikaa väkeä ei ole. (Taulukko, johon viitataan on Urakkaohjelman kohdassa 4.1)

Mahdollisuuksien mukaan urakan kannalta on hyvä, jos sama vastaava työnjohtaja voisi valmistella, toteuttaa ja luovuttaa urakan. Kokonaisuus ja selkeys säilyvät yksissä käsissä. Päiväkirjat ja muistiot eivät korvaa läsnäolevaa ammattilaista. Samoin sijaisuudet urakassa on paras hoitaa urakan sisällä jo pelkästään tiedonkulun vuoksi.

Työnjohdon mitoitus

Kakkoskohdan avuksi tarjouspyyntöainestossa on lupa- ym. määriä, joiden perusteella voi hyvin selvittää taulokkoon liittyvän mitoituksen. Yleensä taulukkoarvio riittää, mutta laajalla tiestöllä voi joutua miettimään esim. tiestöpituuden kautta tarkastusten ajankäyttöä. Joskus kannattaa harkita vuorotyöjärjestelyä tai jopa lisähenkilöä, jotta ehtii ajamaan tarpeelliset lenkit. Matka kannattaa aina kertoa 1,73:lla. Silloin ei tule yllätystä. Nopeus on eneimmillään 60 km/h. Eli tarkastukset ja tiestön tilan tunteminen vievät aikaa yllättävän paljon.

Avustavat lupatehtävät maastossa. Ne voi hyvin laskea aikaisempien lukumäärien ja toimintaympäristön muutosarvion perusteella. Ns. kuolevilla alueilla ne tehtävät eivät yleensä lisäänny urakan aikana ellei ole tulossa isompialaki-/asetusmuutoksia.. Enintään kaksi keikkaa päivässä ehtii hoitamaan. Viranomaisavustukset ovat yleensä soviteltavissa niiden prosenttikikkailujen tilalle, joten vain erittäin vilkkaissa ja kehittyvissä urakka-alueissa ne tarvitsee erikseen huomioida. Tilaajan järjestämään koulutukseen osallistuminen auttaa näiden "virkatehtävien" hoidossa.

Kokonaismäärä, alihankkijat ja ketjutus

Kolmoskohdassa kysytään paljonko urakan kokonaishenkilömäärä on. Henkilömäärä on eri tehtävien resurssien yhteenlaskua. Tarvittavat kuljettajat ja apumiehet määrinä. Nämä ovat karkeastakin työsuunnitelmasta helposti saatavissa olevia. Talvikaudella ei yleensä alle 25 ja kesällä juurikaan ei yli 20 henkeä ole yhtäaikaa työssä työnjohdon lisäksi.

Samaan selityskohtaan avataan osallistuvien alihankintayritysten määrää ja ketjutusperiaatetta. Ketjutuksellahan tarkoitetaan tässä keskenään alisteisten sopimusten ketjua eli onko aliurakoitsijalla aliurakoitsijaa, joka ostaa työn vielä kaverinsa firmalta. Työmaan hallinnan kannalta ketju kannattaa pitää lyhyenä ja monesti tilaaja ei edes hyväksy kuin yhden lenkin. Perusteena lyhyelle ketjulle laskutuksen valvonta, toimintavarmuus ja työnohjauksen sekä raportoinnin selkeys.

Mikäli kaikki tekijät eivät ole vielä tarjoustatehdessä selvillä kuvataan myös niihin liittyvä hankinta-/sopimusaikataulu. Siitä "saa pisteitä vaikkei vaikuta hintaan" -samalla  saa itselleen kalenteriin tehtäviä hoidettavaksi, jos vaikka joutuu urakan toteuttamaankin.

Alihankintojen henkilöstö

Neloskohtaa kannattaa kysyä ja vaatia alihankkijalta, vaikka pääsääntöisesti urakoitsijan kannattaa tarkastaa ajokortit, ammattipätevyydet ja muut lisenssit itse. Esimerkiksi järjestämässään työmaan perehdytystilaisuudessa, jossa kaikille kerrotaan urakkaa koskevat vaatimukset ja pelisäännöt. Silloin jää pois riski, jonkun unohtamisesta tai sen jäämisestä roikkumaan aliurakoitsijan työlistalle . Samoin pääurakoitsija pidättää itsellään oikeuden hyväksyä aliurakoitsijan henkilö työmaalle. Tällä perehdytysperiaatteella voidaan antaa lupa työskennellä ja samalla saadaan nimet työmaan kirjoihin. Kuvaus tuosta menettelystä riittää tarjousvaiheessa.

Suosimalla työmaalla osaavampaa ja ammattitaitoisempaa väkeä urakan laatutavoitteiden täyttyminen ja mahdollisuus onnistumiseen kasvaa.

Tässä on huomattava, että kuvataan periaatteita, joiden mukaan toimitaan. Henkilövalinnat ja hyväksymiset tehdään lähempänä varsinaisen tekemisen alkamista.

Pätevyyksien ja kokemuksen varmentaminen

Viitoskohdan tarkoitus on selvittää tilaajalle miten huolehditaan urakanaikaisesta osaamisen, kelpoisuuksien  ja kokemuksen olemassaolon varmistamisesta toimintaketjussa.

Yleensä kuvataan lähtötilanne erilaisine vaatimuksineen esimerkiksi kuljettajien osalta "ABCED" ym. sekä lisäksi sitten vaadittavat mahdolliset tehtäväkohtaiset pätevyydet ja tentit työ- tai muine todistuksineen. Tässä kohdassa kannattaa tuoda esille menettelyt joilla urakoitsija varmistaa em. asiat. Erilaisten rekistereiden käyttö esimerkiksi Tieturva-pätevyyksien todentamiseksi sekä RALA- ym. toimijoiden myöntämien sertifikaattien ajantasaisuuden seuranta.

Miten työmaan henkilöstön vaihtuvuuden aiheuttama muutos hallitaan em. pätevyyksien osalta? Miten työmaalla olevien henkilö- ja aliurakoitsijalistat ylläpidetään? Onko yhteiskuntavelvoitteiden huolehtimisen seuranta vastuutettu? Tällaisia asioita kuvataan tarkoituksena estää epäpätevien säheltäminen ja varmistaa luvanvaraisten töiden sujuminen turvallisesti.

Vastuut

Kuudennen kohdan kuvaus on helppo avata työnjohdon osalta vastuumatriisilla. Kannattaa miettiä vastaavan työnjohtajan ja sijaisensa kohdalta tarkasti. Esimerkiksi raportointi ja alihankinnan ohjaus ei välttämättä onnistu samlat henkilöltä. Tässä selvityksessä kannattaa keskittyä työmaahallinnan ja työnohjauksen tehtäviin päätyöryhmittäin esimerkiksi tasolla: auraus, erikoiskohteet, tiestöntila, alihankinta.

Mikäli alihankkijalla on vastuuta kannattaa huomioida tilaajan vaatimaukset RALA ym. sertifikaateista, jotka alihankkijalta edellytetään tietyissä tilanteissa vastuidensa mukaan. Suorittaako joku alihankkijoista omajohtoisesti kokonaisuuksia ja vastaako myös laadusta vai ovatko kaikki suoraan urkan työnjohdon ohjauksen alla, siinä tärkein tästä kohdasta.

Alihankinnan ohjaus

Seitsemännessä kohdassa tarkoitetaan osaksi yllämainittua vastuuasiaa, mutta painottaen laadun toetumiseen liittyvää vastuuta. Onko sopimuksella siirretty alihankkijalle, joka raportoi omalta osaltaan työnjohdolle vai onko työnjohdon valvomaa ja ohjaamaa. Tässä päästään kuvaamaan alkukokouksia, tehtäväkohtaisia perehdytyksiä, mallisuorituksia, itselleluovutuksia ja tarkastuksia. Näitä laadunvalvontaan liittyviä kirjauksia voi muuten kerätä havaintoina tiestöllä liikkuessaan, joilloin dokumentti on kerralla tehty ja kuvien kera.

Myös bonusten ja sanktioiden jakautumista pääurakoitsijan ja aliurakoitsijan välillä on tässä palasessa. Siis yleistason maininta siitä siirretäänkö aiheuttajan maksettavaksi ja palkitaanko ansiosta ja millä perusteella. Tällä ehkä haetaan motivointimenetelmiä laadukkaan alihankinnan suuntaan. Myös yrityksen omat erikoisemmat tavat kannattaa mainita vaikkakaan ehkä retkikaljojen ostattaminen aliurakoitsijalla ei ole kannustavaa tässä mielessä. 

Haitaksi ei ole mainita bonus/sanktioiden jakautumisen kirjaaminen aliurakkasopimuksiinkin. Aliurakoitsijallekin voi rakentaa kehittymiseen liittyvän bonuksen ihan oma-aloitteisesti houkuttelemaan urakan parempaa onnistumista. Siitäkin saa pisteitä, jotka eivät vaikuta hintaan. Mutta kustannuksiin sillä voi olla huomattavakin alentava vaikutus.

Lopuksi

Kuvauksissa ei millään kohdin riitä, että todetaan noudatettavan tilaajan tai lainsäädännön vaatimuksia. Se on perusoletus. Tässä pitää kertoa urakkaan liittyviä toimintatapoja ja malleja, joilla osoitetaan, että ymmärretään alueurakan luonne sekä sen vaatimat työmaahallintoon ja ohjaukseen liittyvät toimet.


Pitkä tuli, siksi jatkan 1.2 otsikolla eri postauksena osaamisesta ja tiedonkulusta. En kuitenkaan tänään.