Toiminta- ja laatusuunnitelma

Toiminta- ja laatusuunnitelma on urakan käsikirja

Vähitellen ajankohtaistuva asia tarjouskilpailuun osallistuvilla urakoitsijoilla. Toiminta- ja laatusuunnitelma, jatkossa TLS.

Mielestäni tämän asiakirjan sisältö koskettaa melko suurelta osin myös alihankkijaa. Tässähän on tuotekorttien lisäksi niitä asioita joita pitää perehdytyksessä käsitellä ja osin sisällyttää alihankintasopimuksiinkin. Siksi käsittelen aihetta tulevissa postauksissani vähän ehkä normaalista poikkeavalla tavalla.

• Mikä TLS on?
• Miksi niitä on kolme?
• Miksi siihen pitää satsata vaikkei se vaikuta hintaan?

Toiminta- ja laatusuunnitelma on urakan käsikirja

Se on kirjallinen selostus siitä, miten urakka viedään läpi. Siinä kuvataan urakassa noudatettavat toimintaperiaatteet, johtaminen, hankinnat, toimenpiteiden ohjaus, tilaaja- ja muu sidosryhmäyhteistyö, laaduntuottaminen sekä sen osoittaminen ja paljon muuta.

Tilaaja on vuosien saatossa oppinut, että tekninen porukka ei pysty ilman ohjausta tai tehtävälistaa tekemään itsenäisesti TLS:ää, joten tarjouspyyntöasiakirjojen mukana tulee valmis ja koeteltu jäsentelymalli. Malli, joka itseasissa on TLS:n sisällysluettelo, kertoo otsikkotyylisesti ne asiat, joita urakoitsijan on huomioitava onnistuakseen urakassa.

Urakoitsijan on toki itse tehtävä omien toimintojensa soveltava kuvaaminen aina kysessäolevaa urakkaa koskevaksi. Lopputuloksena on selkeä ja jäsennelty kirjallinen esitys, joka toimii osana urakkasopimusasiakirjakokonaisuutta.

Kamala työ kirjoittaa

Kirjoittaminen ei oikeastaan ole se isoin eikä vaativin asia TLS:n tekemisessä, vaan se juju kätkeytyy S-kirjaimeen. Suunnitteluun. 

Alueurakoiden tilaaja on valveutunut eikä halua teettää suunnittelutyötä tarpeettomasti, mutta haluaa saada varmuuden tarjoavan urakoitsijan ymmärryksestä ja osaamisesta. Turhan suunnittelun välttämiseksi TLS on kolmiosainen ja sen tekeminen on lisäksi vaiheistettu keventämään ajattelutyön taakkaa.

Ensimmäinen laadittava TLS on tarjousvaiheen TLS. Se toimii perustana, kun "arvioidaan tarjoajan laaduntuottokykyä". Eli sen perusteella tilaaja arvioi onko tarjoaja kelvollinen vai hylätäänkö tarjous. Tarjousvaiheen TLS sisältää peruskuvauksia henkilöstöstö, kalustosta, toiminnanhallinnasta ja laadunosoituksesta. Se on urakoitsijaa sitova urakan aikana.

Siis kahden havainnon paikka liittyen yllämainittuun: 

• todetaan tarjoajan kelpoisuus
• toimii urakkakilpailun voittajan jatkosuunnitelmien pohjana

Jälkimmäinen havainto tarkoittaa myös, että vain voittaja tekee niitä urakkakohtaisia tarkempia suunnitelmia. Häviäjien ei tarvitse tehdä turhaa suunnittelua.

Toisessa vaiheessa voittanut urakoitsija lisää kuvaukset työ- ja liikenneturvallisuuden sekä ympäristöasioiden huomioonottamisestaan, tarkentaa ja täsmentää toiminnanhallintaansa ja laadunosoittamistaan,  sekä kuvaa tarkemmin alkavan hoitokauden töitä ja niiden tekemistä. Eli esittää tarkennetun talvihoitoa koskevan TLS:n, jossa:

• täsmentää ja täydentää Tarjousvaiheen TLS:n alkavan urakan ja lähestyvän hoitokauden tarvetta vastaavaksi

Kolmannessa vaiheessa urakoitsija suunnittelee ja kuvaa jälleen tarkemmin alkavan hoitokauden töitä ja niiden tekemistä sekä laadunosoitusta. Eli esittää sitten vasta keväällä tarkennetun kesähoitoa koskevan TLS:n, jossa:

• täsmentää suunnittelmaansa lähestyvän hoitokauden tarvetta vastaavaksi

Eihän se vaikuta hintaan

Nykyisellä halvimman hinnan esittäneen kelvollisen tarjoajan voittaja -periaatteella TLS ei tosiaankaan vaikuta hintaan. Tarkoitan siis, että tarjoushintaa sillä ei voi hilata ylemmäs kuin kilpailijoilla. Jatkossa on ehkä tulossa Juvan urakan kaltaisia alueurakoita, joissa laadun merkitys otetaan vertailussa huomioon.

TLS vaikuttaa kannattavuuteen. Tarjousvaiheen TLS on yleisempi ja sen pohjalta laaditaan tarjous, mutta tarkennuksilla päätetään syntyvät kustannukset. Voittaja pystyy hoitokausien tarkennettujen suunnitelmien avulla vaikuttamaan urakan aikana syntyviin kustannuksiin eli huonolla työnsuunnittelulla tavallisesta urakasta saa kannattamattoman.

Toinen kustannuksiin vaikuttava seikka TLS:ssä on sen urakoitsijaa sitovuus. Ellei urakoitsija jo lähtötilanteessa tee edes itselleen toteuttamiskelpoista suunnitelmaa vaan runoilee kevyesti ajattelematta kaikkea kivaa papereihin, niin se saattaa tulla kalliiksi. Pitää pystyä erittelemään periaatekuvaukset ja täsmälliset lupaukset.

Tilaajakin odottaa saavansa kuvatun mukaista toimintaa ja laatua. Ellei saa, voi sakottaa, mihin hänellä sopimusrikkomustapuksissa on oikeuskin. 

Kyseessä ei ole TLS:n kohdalla mikään toisarvoinen muodollisuus vaan työkalu, jolla ohjataan ja jäsennetään alueurakan toteutusta sekä luodaan kannattavalle toiminnalle perusta.