Kisat käyty alueurakoissa

Tarjouskilpailu on ratkennut, työt alkavat

Vaalien lisäksi tänä keväänä oli käynnissä toinenkin ihmisten elämään vaikuttava merkittävä kilpailu. Tienhoidon urakoita tarjottiin, voitettiin ja hävittiin. Kirjoitin laskennan näkökulmasta aikaisemmin. (linkki). Nyt tarkastelen jatkotoimien ja urakoiden ohjaukseen liittyvää asiaa. Omalla tavallani.

Taulukossa on kaikki kilpailutetut urakat hintoineen. Lisäsin tähän myös Liedon, jota olen aikaisemmin käsitellyt erillisenä. Kisaennusteen alaraja on itse laskemani hinta, kuin olisin ollut toiminnassa mukana ja päättämässä hinnoittelusta. LiVi ennuste on tilaajan hinta-arvio ja sitten tietysti voittajien ja toiseksi tulleiden hinnat omina sarakkeinaan. Vihreät urakat ovat niitä jotka "voitin", keltaiset ovat niitä, joissa tulin toiselle sijalle. Punaisella olevat hinnat ovat niitä joissa on mielestäni jotakin tarkemmin selvitettävää.

Taulukko kevään 2015 alueurakkakilpailusta, ratkaisut /MKo

Mitä nyt, miten eteenpäin?

Hahmottelen huvikseni noiden "voittamieni" urakoiden muutamia askelia eteenpäin ja omasta mielestäni ohjausta sekä seurantaa. Kuvailemani asiat saattavat olla joillekin lukijoista jo arkipäivää ja osalle aivan ufoja. 

Ensimmäinen askel on tarjouksessa esitetyn suunnitelman tarkennus, mutta se on jo lähes valmis johtuen tavasta jolla tein laskentaan liittyvän työn. Toiseksi tärkein asia rekrytointi, koska ilman ihmisiä tästä ei pääse kunnolla etenemään.

Rekrytointi

Satsaan paljon urakan vastaavaan työnjohtajaan. Nimet minulla on jo tiedossa ja he pystyvät valmistelemaan ja toteuttamaan urakkansa suunnitelman mukaan. Työ pitää aloittaa jo kesäkuussa, että pääsee mukaan sopimuskatselmukseen, jota ennen on käytettävä aikaa tiestön katselmointiin ja työsuunnitelmien täsmentämiseen.

Muut työnjohtajat saa vastaava valita esittämistäni henkilöistä. He ovat toiseksi tärkein porukka kannattavan sujumisen varmistamisessa. Työt on syytä aloittaa jo elokuussa perehtymällä alueeseen ja asiakirjoihin. Samalla vielä on mahdollisuus virittää työsuunnitelmia ja urakan toimintamallia.

Omia työntekijöitä palkkaan kolmesta neljään per urakka. Lapissa ehkä kuusikin voi olla toimiva määrä. Paikallisia työlle ahneita ja nuoria. Vähintään yhdestä per urakka tulee työnjohtajaksi kelvollinen urakan aikana.

Työmaan oma porukka aloittaa viimeistään syyskuun puolivälissä ja tutustuu työsuunnitelmiin, järjestelmiin ja alueeseen. Ja tietysti toisiinsa.

Urakan alkua edeltävällä viikolla kaikki aloittavien urakoiden henkilöt ovat yhteisessä tilaisuudessa, jossa käydään läpi yleiset asiat ja tutustataan eri urakoiden piirteisiin. Samalla jaetaan kokemuksia ja vaihtoehtoisia toimintamahdollisuuksia erilaisissa eteentulevissa häiriötilanteissa.

Alihankinta

Suunnitelmani laskentavaiheen resurssit varmistan tekemällä vain sopimusvahvistuksen, koska laskennanaikainen sopimus oli purkuehdolla, jonka määritteli kilpailussa menestyminen. Hinta oli jo alusta saakka sidottu varmaksi, joten sopoimukset ovat kasassa nopeasti.

Sopimusmallissani on joustava työn sisltöön liittyvä kuvaus. Tarkoitus on pitää mahdollisuus mm. reittien muutoksiin ja muihin työjärjestelyihin yhdellä urakan alussa tehdyllä sopimuksella. Maksuehtona periaatteen mukaan on 14 vrk. (Tätä kumppanuusmallin versiota olen kehittänyt parin viime vuoden aikana ja se on saanut kohtalaisen hyvän vastaanoton heiltä, joille sitä olen esittänyt)

Seuranta

Talouden seuranta menee kirjanpidon mukaan. Tilikausi on kalenterivuosi. Syynä on asioiden pitämien yksinkertaisena ja helposti hallittavana. Tilikartan ja päivämäärien perusteella voi nykyisistä kirjanpitojärjestelmistä otta sellaisia talouteen liittyviä raportteja kuin suinkin keksii tarvitsevansa. Raportteja voi ajaa milloin hyvänsä ,nehän ovat riittävällä tarkkuudella ajantasaisia jatkuvasti.

Urakan taloutta ennustetaan suhteessa laskentaan ja ennuste tehdään rullaavana 18 kuukauden jaksolle. Sillä vastataan riittävällä tarkkuudella samalla myös mahdolliseen sidosryhmien vaatimaan budjetin esittämiseen. Ennusteesta vastaa työmaan vastaava työnjohtaja.

Urakan toiminnallinen seuranta on karttapohjainen laskentavaiheessa ja tiestökatselmuksissa muokkautuva visuaalinen malli. Siinä näkyy havainnollisesti suunnitelma ja toteutuma. Poikkeamat nousevat esille automaattisesti ja niistä muodostuu malliin täsmennysehdotukset. Malli mahdollistaa sen, että kaikilla on yhteinen näkemys työmaan tilanteesta ja mitään suunniteltua ei jää esimerkiksi lomien tai muiden henkilömuutosten vuoksi hoitamatta.

Perusajatus on, että hyvin suunnitellun työn toteutumien suunnitelman mukaan johtaa itsestään tavoitteeksi asetettuun taloudelliseen tulokseen. Siksi toimintaa pitää ohjata aktiivisesti ja pitää mahdolliset poikkeamat vähäisinä. Tämän seurannan ja ohjauksen vastuu on työnjohtajilla.

Päivystys ja kelinseurannan ennakointiin liittyvät toimet ovat urakkakohtaisesti hoidettavia ja niistä vastaavat urakan työnjohtajat. Omaa muuta urakan henkilökuntaa voi käyttää, mutta vastuu on työnjohdolla. Alihankkijat eivät päivystä palvelusopimuksessa tarkoitetulla tavalla omiin töihinsä liittymättömien asioiden osalta missään tapauksessa.

Työpäällikkö

Urakoissa ei ole roolia työpäällikölle ollenkaan. Toiminnan seurantajärjestelmä mahdollistaa yhteiset palaverit urakoiden välillä. Kaikilla on näkymä, josta voidaan keskustella ja sopimusasiakirjat ovat kommentoituna ja niihin tehdyt urakkakohtaiset mahdolliset muutokset näkyvät oikeilla paikoillaan teksteissä. Oman työmaatoiminnan kehittämiseksi karttapohjaan kirjautuu jatkuvasti täsmentyvä optimiin pyrkivä suunnitelmasisältö.

Tällaisella läpinäkyvällä järjestelmällä voin hoitaa koko taustatukihomman itse. Juju on työmaan vastaavan työnjohtajan osamisessa ja vastuussa sovitusta tekemisestä. Vain pakottavissa asiakassuhteeseen liittyvissä asioissa olen mukana esimerkiksi työmaakokousksissa. Muuten nekin ovat vastaavan työnjohtajan hoidossa.

Mahdollisesti voin rekrytoida ns. ylimääräisen henkilön. Hänen tehtävänään on toimia tarvittaessa pitkäkestoisissa vastaavan työnjohtajan sijaisuuksissa esimerkiksi sairastapauksissa, jotka muutoin aiheuttaisivat työnjohtovajetta. Henkilö tulee myös osallistumaan seuraavien kiinnostavien urakoiden mastokatselmkskiin ja muihin laskentaan liittyviin suunnittelutehtäviin.

Näin

Vastuu työmaalla. Painopiste toiminnan seuraamisessa ja poikkeamien tarkastelussa. Ei kahdenkertaista talousraportointia. Suunniteltua ja joustavaa. Matala organisaatio. Tekniikasta hyöty ja läpinäkyvyys.

Edit 6.5. 2015: kirjoitusvirheitä ja pari selvennystä./MKo