Alueurakan digipilotti Ii 2016 - 2021

Alueurakoiden urakoitsijaseminaarissa oli Pohjois-Pohjanmaan ELYn pilotista puhetta. Kyseessä on siis Iin tuleva alueurakka, jossa kokeillaan erilaisia asioita. (linkki) Linkin sivulta kannattaa sitten kuikistaa "Iin digi-alueurakka hankintapilotti..." nimistä tiedostoa.

Ensimmäisessä vaiheessa tilaaja on pähkinyt hankintansa luonnetta ja määrittelyjä. Toisessa vaiheessa savotta kilpailutetaan ja sitten kolmannessa vaiheessa siihen liittyy tekemistä ja sen ohjausta ja valvontaa. Iissä on tarkoitus testata toisen ja kolmannen vaiheen osalta sähköistä toimintamallia.

POP-ELYn kuva Iin digiurakan prosessista.

Tilaajan osuus

Vaihe kaksi eli kilpailutus tehdään CLOUDIA -järjestelmällä, mikä mahdollistaa koko kilpailutuksen tekemisen verkossa. Tarjouspyynnöstä alkaen aina hankintapäätökseen saakka. Myös tarjoukset jätettäisiin järjestelmän kautta, siis kirjattaisiin järjestelmään, mikä on huomattavan eri asia kuin nykyinen liitteiden ja muun aineiston tallentaminen eUrakka-järjestelmään.

Uhkarohkeana etunojana on tilaajalla toive päästä tekemään myös pisteytys tuolla CLOUDIAssa. Se olisi aivan loistava lisä ja kehitysaskel. Seminaarissakin oli paljon puhetta kevään 2016 tarjousten jättöaikojen problematiikasta. Tämä järjestelmän suorittama pisteytys nopeuttaa valintojen julkistamista aivan dramaattisesti. Periaatteessa pisteet ovat heti tarjousajan päätyttyä selvillä ja sitten nopeasti hintavertailu myöskin koneellisesti, niin tulokset ovat selvillä haukotukseen kuluvassa ajassa.

Työtä tuossa pisteytyksen koneellistamisessa on lähinnä määrittelyssä ja syöttölomakemallin laatimisessa. Pitää siis rakentaa sellainen pohja, minkä täyttämällä voidaan todeta tarjoajien erot ja saada heille pisteet. En usko tämän olevan mahdotonta, mutta ehkä kysymykset ovat hieman totustusta poikkeavia ja vaativat tarjoajilta uudenlaista pohdintaa täyttövaiheessa.

Normaalisti tuo sähköinen tarjous on muokattavissa tarjousajan umpeutumiseen saakka ellei sitä kuitata erikseen lopulliseksi. Huutokauppaperiaatteella toimivat sähköiset tarjoukset ovat hieman eri tavalla laadittuja. Odotankin mielenkiinnolla tästä kokeilusta lisää.

Yhteinen osuus

Varsinainen urakan toteutus. Se onkin sitten se varsinainen digitys-juttu. Jätetään paperit sinne paperitehtaalle ja hoidetaan asiat pilvessä ja mobiilisti.

Tämä kokonaisuus eli digi-urakka on tosiaankin syytä pilotoida ensin eikä nakata kaikkiin urakoihin pelkkänä oletuksena. Urakoitsijoiden valmiudet eivät ole vielä tarpeeksi hyvät, että selviäisivät tästä. Enkä usko tilaajankaan olevan vielä täysin selvillä kaikista mahdollisuuksista ja tarpeista tai käyttökohteista, joita digitalisaatiolla voidaan helpottaa. Siksi pilotti on hyvä aloitukseksi.

Olleellista pilotin hyötyjen selvittämisessä on tuo mainittu kehitysmyönteinen asenne ja laitteiden näplyyosaaminen. Ja sitten sitä ketteryyttä tarvitaan muutoksiin ja erilaisten saatujen oppien hyväksymisessä myös tilaajalta. Voihan nimittäin käydäkin niin, että urakoitsijan toiminta kiihdyttää pilotin aikana tilaajasta ohi, jolloin kysytäänkin luonnetta hyväksyä toisen "paremmuus". Toivottavasti tilaaja ei olekaan vielä hakannut mitään kiveen. Tämä alue nimittäin kehittyy todella vauhdilla.

Pilotin muita erikoisuuksia

Pilotin tarjoaminen on aina vähän riskaabelimpaa kuin tavallisen urakan, joten laskenta-aikaa on järjestetty laittamalla Ii viimeiseen jättöerään. Tähän on yhdistetty tavoite toteutusorganisaation valmiudesta. Perustavoite on, että 75% aliurakoitsijoistakin olisi jo tarjousvaiheessa nimetty. Siksikin tuo laskenta-aika on hyvä noin pitkänä.

Organisaation valmiinaolo on pilotissa hyväksi jo senkin vuoksi, että perehdytykseen ja valmennukseen on riitävästi aikaa, samoin suunnitteluun ja sen ohjaamiseen.

Tuolla prosessin kakkosvaiheessa käytettävä CLOUDIA mahdollistaa sen, että tarjoaja näkee omat pisteensä täyttäessään tarjouksen syöttökenttiä. Tarjoaja voi siis tehdä erilaisia spekulaatioita ja näkee niiden pistevaikutuksen heti. Ei tarvitse tehdä niitä epävarmoja excellivirityksiä ja tulkintoja.

Aliurakoitsijoiden kaluston sopivuus arvioidaan myös osana laatua, ja siksikin olisi tärkeää olla ne tekijät tiedossa mahdollisimman suurelta osin jo tarjousta jätettäessä.

Tilaajan esityksessä on maininta henkilöstön osaamisen arvioinnista osana laatuarviointia. Toivattavasti se tarkoittaa jotakin muutakin kuin aikaan perustuvaa kokemusta, jossa parhaat pisteet saa pisimpään mukana hengaillut kehäraakki.

Miten tämä pilotti pilataan?

Helposti

Tässähän ei tarvita muuta kuin suhtautua vastarantaisesti joka vaiheeseen ja tehdä kämmäyksiä tahallaan. Saadaan pilotti näyttämään vaivalloiselta ja epätarkalta. Tuloksena on arvio, jossa todetaan pilotin osoittavan, etteivät nämä pilvenveikkojen kotkotukset sovi alueurakointiin.

Ja paljon kuitenkin puhutaan, että kerran syötetty tieto pitäisi riittää ja alueurakassa on paljon turhaa raportointia ja tekemistä dokumentoinnin kanssa. Nyt on mahdollisuus päästä hakemaan mallia, jolla turhaa poistetaan ja rutiineja laitetaan prosessorien tehtäväksi.

Toinen millä tämä mädätetään on sitten tilaajan asenne. Jos lähtökohtana on aito pilotti ja haetaan urakan aikan toimivaa mallia ja sujuvia tapoja tehdä urakan viestintää, raportointia ja ohjausta teknologiaa hyödyntäen, niin hyvä. Mutta voihan ollakin, että on jo tarkka mielikuva välineistä ja jopa täsmällisesta kameran valotusarvosta ja näitä pakotetaan urakan käytettäväksi. Silloin ollaan hukassa ja urakoitsija tympääntyneenä vastaa tuolla ensimmäisellä pilaamistavalla.

Kolmas on sitten välinpitämättömyys. Sen avulla voidaan hidastella ja jättää joitakin aiheita vallan miettimättä, ei esimerkiksi tehdä pitottiin kuuluvia testejä ja niiden arviointeja vaan mennään kahta kättä heilutellen ja valmistautumattomana nihin pilotin oahjauspalavereihin.

Neljäs käpy piilee sitten seillä alihankinnan mukanaolossa. Tässä pitää olla jo alusta saakka kaikilla aliurakoitsjoilla tiedossa, että urakkaan kuuluu tämmöinen pilotti ja sitä pitää jaksaa kertoa monta kertaa. Tarjouslaskentavaiheessa kysyttäessä aliurakoitsijoiden kiinnostusta, niitä aiesopimuksia tehtäessä, varsinaisessa sopimustenteon yhteydessä, aloituspalaverissa... ja vielä vähän voi toistaakin. Ellei koko porukka ole tietoinen, voidaan menettää huomattava osa ideointia ja toimintaehdotuksia varsinaisen urakan toteuttamisen pieleenmenon lisäksi.



Edit 21.10 2015/MKo: korjasin muutaman kijoitusvirheen.