Tienhoitourakan prosessiajattelua

Pääurakoitsijan toimintatasot

Johtamisnäkökulmasta tasoja kunnossapidossa on pääsääntöisesti urakoitsijan näkökulmasta kaksi.

• Yritystason prosessi, joka alkaa tarjousharkinnasta ja etenee laskennan, tarjoamisen, projektiasetannan, seurannan, ohjauksen ja päättämisen kautta jälkimarkkinointiin/uuteen tarjouskierrokseen osallistumisesta päättämiseen
• Työmaatason prosessi, joka etenee valmistautumisen, palvelun toteutuksen vuosipalojen toistojen kautta loppuselvitykseen

Yritystason prosessissa

Tärkeitä vaiheita yritystasolla prosessissa ovat  tarjousharkinta riskianalyyseineen, itse tarjouslaskenta siihen sisältyvinen toimintasuunnitteluineen sekä seuranta toteutuksen aikana. Lopuksi on osattava analysoida toimialan jatkuvuus ja kannattavuus yrityksen liiketoimintana. Yritystason prosessi on suunnilleen samanlainen vuosittain toistuva kehä.

Työmaatason prosessissa

Työmaatason prosessissa on erittäin tärkeä osa heti valmistautuessa urakkaan. Sen kriittisyys johtuu siitä,,että sen aikana sidotaan kustannukset ja luodaan pelisäännöt toiminnan kannattavalle onnistumiselle koko urakan ajaksi. Myös toteutuksessa tietysti pitää onnistua eli varsinainen toimintakin pitää olla sujuvaa ja ammattitaitoisesti tehtyä ettei sen aikana hukata hyvän valmistelun aikaansaamaa onistumisen mahdollisuutta. Työmaan prosessi on eräänlainen toisteinen silmukka, koska pitkäkestoisuudesta johtuen vuosipalat toistuvat. Ensimmäisen ja viimeisen vuosipalan tehtävät hieman poikkeavat toisistaan ja muista vuosipaloista.

Ensimäisessä vuosipalassa on aloittavia töitä ja sellaisia valintoja, jotka vaikuttavat koko urakan aikana. Viimeisessä vuosipalassa on puolestaan päättäviä töitä ja palvelun alasajoon liityyviä tehtäviä. Mainituista syistä johtuen ensimmäisen ja viimeisen vuosipalan aikajännekin on pidempi kuin kalenteriin sidottu hoitovuosi. 

Ensimmäisen hoitovuoden työt alkavat heti urakan voittajan selvittyä, siis jo puolisen vuotta ennen hoitovuoden sopimukseen kirjattua alkua. Samoin viimeisen hoitovuoden sopimuksen mukaisten töiden päätyttyä prosessissa on vielä tehtävää loppuraporttien ja mm. taloudellisten loppuselvitysten kanssa, joten varsinainen loppu on kolmekin kuukautta pidempi kuin hoitovuosi kalenterilla.

Hoitovuosihan alkaa 1.10. Ensimmäinen työmaata koskeva vuosipala onkin siis alkamassa jo vapulta eli toukokuun alusta. Viimeinen hoitovuosi taas päättyy jouluksi. Toteuttajan kannalta urakan projektiaika on huomattavasti poikkeava urakan sopimusajan kestosta.

Rajapintoja

Prosessien kriittisiä yhteisiä asioita ovat laskennan ja alkavan työmaan työnsuunnittelun läheinen yhteistyö. Samassa yhteydessä tarjouksen mukana toimitettu Toiminta- ja laatuunnitelma avataan työmaan toteutuksen suunnittelupohjaksi. Toinen kriittinen kohta on hoitovuosittaisen toteutuman eli palvelun onnistumisen kertominen yritystasolle uusien tarjouksien tekemisen päätöksenteon ja hinnoittelun avuksi.

 Tilaaja ja alihankinta

Tilaajallakin, ELYllä, on periaatteessa kaksitasoinen prosessimaailma. Ensimmäinen taso on hankintataso, joka on ikään kuin peilikuva yritystasosta ja se on vuosittain toistuva kehä, jossa kilpailutetaan urakat. Toinen taso on urakoiden valvontaan liittyvä taso. Sen peilikuvana on työmaataso ja se elää urakan kanssa rinnakkaiselämää.

Alihankkijoilla ja toimittajilla on lähinnä työmaatasoon rinnastettavia osaprosesseja kytköksissään suhteessa pääurakoitsijan prosessiin. Vain tarjouslaskennan yhteydessä tehtävissä sitovissa tai alustavissa sopimuksissa he ovat yhteydessä yritystason prosessiin.

Onnistumisen eväitä

Yritystason prosessia ohjatessa tärkeitä osaamisalueita ovat liiketoimintojen johtamiseen ja toimintaympäristön tuntemiseen liittyvät osa-alueet. Työmaatason prosessin onnistuminen on enemmän projektinhallinnan taidoista ja osaamisesta kiinni olevaa tuotannon ohjausta ja palvelutuotannon toteutusta.

Edellä mainittujen erojen mieltäminen on syytä hahmottaa selkeästi, koska muuten riskinä on tasojen ja osaamisten sekoittuminen, jolloin yrityksen ja työmaaan väliset ristiriidat ja tekemisen kohdistuminen vääriin toimintoihin vaarantavat palvelun laadun ja kannattavuuden.